高效的跨部门沟通与协作,已经成为工作的必须,每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题,那么,在不同部门有不同立场的情况下,怎样才能把话说清楚,把成果做出来,有没有好的方式能够有效解决问题,达到快速执行呢?其实,只要掌握几个典型的基本原则,进行无障碍的跨部门沟通与协作,并非难事。
原则1、沟通前先做好准备
在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。
1、你希望对方帮你做什么事?
2、你认为他会要求你做什么?
3、如果对方不同意你提出来的做法,有没有其他选择方案?
原则2、换位思考
如果我是他,会接受这种做法吗?站在别人的角度设身处地地想问题,能将误解和沟通频率不搭的几率降到最低。
原则3、开诚布公是最好的对策
工作场合,面对的都是必须要长期共事的同事,凡事开诚布公的讲,不容易产生误会,明白说出你的需求和考虑,并且表达想要协作的意愿,希望共同解决问题的诚心,才能增强彼此的信任。诚信沟通有4个要素 :
1、错的不要解释
2、务必不要争执
3、不打断对方说话
4、微笑再微笑
原则4、不要害怕冲突
一些刚入职的员工怕提建议会把气氛弄僵,开会时变得沉默寡言,以维持表面的和谐,殊不知,如果团队在议题的讨论上没有冲突,那么决策的质量和执行力都会低落,你不满意,你不说,你也不干,会议等于没有开,你没有领会领导的意思,领导也怀疑你做事的能力,所以,工作上有什么不同意见大胆的提,不容易当面解决的会后要大胆的提出来。
原则5、创造共同目标一起协作
协作的关键在于拥有共同的目标,一切的工作都是为了最终的目的。有时候,难免会伤害一部分人的利益,在这个时候,人和人之间比的就是心胸,比的就是担当。
任何企业不可能指望所有的人都具有极高程度的公共精神,但是部门领导人的公共精神是必须的。没有一定的公共精神,看问题就不能从大局着眼,就不能从长远出发,对事情就会做出错误的判断,影响企业的生产效率。
原则6、在尽可能的情况下,将跨部门的协作置于较高的优先级。
增加跨部门协作,并置于相对较高的优先级,是对自己部门有好处的。非常明显的回报是,你今天帮其他部门的同事完成了配合工作,改天你一定能够获得同样积极的协作反馈。
没有单方面索取的部门,令人满意的协作,是下次获得良好工作关系的基础,而且有利于在一些项目上获得理解和支持。反过来考虑,跨部门协作,是必然的,必须的,而且是不以自己是否愿意为转移的,为什么不痛痛快快地接受,开心的实施呢?
原则7、善用幽默
幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。幽默使用法则的四条禁忌:
1、不谈论对⽅家庭;
2、 不以⼈⾝攻击;
3、不涉及组织敏感话题;
4、幽默有度,点到即⽌。
原则8、确保沟通信息无误
当你针对某件项⽬或议题,进⾏完跨部门沟通后,务必要回到⾃⼰部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的⼀线⼈员去执⾏,因此,⼀定要确保所有信息传达⽆误,才不会让好不容易达成的共识⼤打折扣。为了确保沟通信息⽆误,管理者可以利⽤以下⼏个⽅法:
1、向对⽅重复沟通中的主要内容;
2、利⽤澄清的⽅式提出不明⽩的内容;
3、谈论重点议题时尽量不要打断对⽅讲话。
沟通在我们的生活中,无处不在。在企业管理中,沟通更是发挥着非常重要的作用,管理者需要花大量的时间进行各种类型的沟通,而员工也需要通过沟通来推进日常的工作。日本经营之神松下幸之助说过“企业管理过去是沟通,现在是沟通,将来还是沟通,可以说沟通技巧是否成熟是企业经营成败的重要因素。良好的沟通是企业正常运作的基础,不良的沟通直接导致企业效率低下!管理干部作为企业的中坚力量,起着承上启下的作用,从辅助上司到安排下属工作、激励下属、与横向部门协调等,无一不靠沟通,因此掌握有效沟通技巧,能迅速提高个人工作效率及部门管理效率!